Automatiser le traitement de vos factures et documents avec l’IA
Un dossier partagé qui déborde de PDF à trier, une ressaisie qui recommence chaque matin, et l’erreur de frappe qui finit toujours par coûter cher.
Avant, après
- La facture ou le contrat arrive par mail, scan ou dépôt dans un dossier partagé, sans ordre particulier.
- Quelqu’un l’ouvre et vérifie à l'œil les informations : montant, fournisseur, échéance, numéro de commande.
- Les données sont ressaisies à la main dans le tableur de suivi ou directement dans l’ERP ou le logiciel de comptabilité.
- En cas de doute (montant illisible, fournisseur inconnu), le document part par mail pour vérification.
- Le document est classé dans un dossier, souvent après plusieurs jours d’attente.
- Le document arrive (mail, scan, dossier partagé) et l’IA le lit automatiquement : type, montant, fournisseur, dates, références.
- Les données extraites sont vérifiées par rapprochement avec vos règles : fournisseur connu, montant cohérent avec la commande.
- Les documents conformes sont envoyés directement dans votre ERP ou logiciel de comptabilité, sans ressaisie.
- Les cas ambigus (montant douteux, nouveau fournisseur, format inhabituel) sont mis de côté pour qu’un humain tranche.
- Le document est classé et archivé automatiquement, retrouvable en quelques secondes.
Pourquoi un outil générique ne suffit pas
Un outil générique de lecture de factures reconnaît des formats standards, mais bute sur vos bons de commande maison, vos gabarits fournisseurs spécifiques ou vos règles de rapprochement internes. Le système que nous construisons apprend VOS documents et se branche directement sur VOTRE ERP ou logiciel de comptabilité, pas sur un export à réimporter à la main. Les règles de validation sont les vôtres, pas un paramétrage générique.
Ce dont nous avons besoin de votre côté
- Un volume de documents régulier (au moins plusieurs dizaines par semaine) qui justifie l’automatisation.
- Un accès à l’ERP ou au logiciel de comptabilité pour y envoyer les données extraites.
- Des documents globalement lisibles (scan ou PDF correct), même s’ils ne sont pas standardisés.
- Une personne côté client pour définir les règles de validation, c’est-à-dire quand un cas doit remonter à un humain.
Un cabinet de 15 personnes qui traite 600 factures fournisseurs par mois, avec une personne à mi-temps sur la seule saisie.
80 % du temps de saisie manuelle est récupéré. La personne dédiée passe son temps sur les cas particuliers et le contrôle plutôt que sur la ressaisie.
Notre méthode, du point de départ à la production
On part de votre activité, on chiffre le retour attendu, puis on livre un système en production, mesuré sur ses résultats.
Secteurs concernés
Questions fréquentes
Coucou. On regarde ce que l’IA rend possible chez vous ?
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